Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong chỉ trong 3 phút

Quản lý hàng tồn kho là một hệ thống để kiểm soát sự di chuyển của hàng hóa và dịch vụ trong và ngoài doanh nghiệp. Biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp ích cho doanh nghiệp một cách đáng kể như nắm được những loại mặt hàng nào đang tồn kho, mặt hàng nào còn tiềm năng, mặt hàng nào không bán chạy nhưng còn nhiều diện tích để lưu trữ. Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể có những quyết định sáng suốt hơn cho tương lai.

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?

Quản lý hàng tồn kho là nền móng cho một doanh nghiệp phát phát triển dài hạn. Khi hàng tồn kho của doanh nghiệp được sắp xếp gọn gàng sẽ giúp chuỗi cung ứng vận hành trơn tru hơn. Nếu không, bạn sẽ có nguy cơ mắc phải nhiều sai lầm như hết hàng, gửi nhầm hàng dẫn đến mất uy tín của công ty.

Vì vậy, quản lý hàng tồn kho là một việc quan trọng. Chủ doanh nghiệp phải đưa ra những chiến lược phù hợp nhất để tránh gây ra những điều không mong muốn. Các vấn đề như hàng tồn kho sắp xếp không có tổ chức hoặc ghi nhãn sai sản phẩm sẽ dẫn đến việc gửi nhầm lô hàng. 

Tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng xảy ra khi doanh nghiệp của bạn không biết tình trạng hàng tồn kho của mình. Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc này là do các doanh nghiệp sử dụng phương pháp đặt hàng thủ công, dễ xảy ra sai sót trong quá trình làm việc.

Đây là một phương pháp dự báo hàng tồn kho kém, dẫn đến hàng tồn kho thừa hoặc không đủ. Tất cả những lỗi này không chỉ khiến bạn tốn kém tiền bạc mà còn tốn kém thời gian và công sức để sửa chữa sau này. Khi bạn không sử dụng các công cụ quản lý, khả năng mắc lỗi của con người sẽ tăng lên theo từng phút. Sự tín nhiệm mà khách hàng dành cho bạn cũng sẽ giảm sút. Việc sử dụng cho thuê kho chung sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn chi phí về mặt bằng.

quan-ly-hang-ton-kho-la-nen-mong-cho-mot-doanh-nghiep-phat-trien-dai-han
Quản lý hàng tồn kho là nền móng cho một doanh nghiệp phát phát triển dài hạn.

Tránh hư hỏng

Nếu danh mục bạn đang bán là sản phẩm có thời hạn sử dụng, chẳng hạn như trái cây hoặc cà phê, thì nó chắc chắn sẽ hỏng nếu bạn không bán trước khi hết hạn. Vì vậy, quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể ngăn chặn điều này.

Tránh “deadstock”

Hàng tồn kho không tiêu thụ hay bán được không phải vì nó đã hết hạn mà có thể vì nó hết mùa, lỗi mốt hoặc đã trở nên lỗi thời. Với một kế hoạch quản lý chi tiết và tỉ mỉ, bạn có thể xử lý ổn thỏa vấn đề này, tránh thất thoát chi phí và nhân lực.

Tranh-deadstock
Tránh “deadstock”

Tiết kiệm chi phí lưu kho để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn

Chi phí lưu kho thường không cố định, có nghĩa là chúng thay đổi tùy thuộc vào số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn có trong kho. Khi bạn tích trữ quá nhiều thứ cùng một lúc hoặc gặp một sản phẩm khó bán, chi phí lưu trữ của bạn sẽ tăng lên. Vì thế, biết được điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí xây dựng nhà kho và công sức.

Cải thiện dòng tiền của bạn

Quản lý hàng tồn kho tốt không chỉ tiết kiệm tiền mà còn tăng dòng tiền theo những cách khác. Hãy nhớ rằng hàng tồn kho là một mặt hàng mà bạn mua bằng tiền mặt và sẽ bán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nó không phải là tiền mặt khi nó nằm trong kho của bạn.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét hàng tồn kho trong khi quản lý dòng tiền của bạn. Khoảng không quảng cáo có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bán hàng (bằng cách giới hạn số lượng bạn có thể bán) và chi tiêu. Cả hai điều này đều có ảnh hưởng đến tiền bạc của bạn. Tóm lại, muốn quản lý tốt dòng tiền thì cần phải biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Khi bạn có một hệ thống kiểm kê hoạt động ổn định, bạn sẽ luôn biết được mình hiện đang có bao nhiêu hàng trong kho. Dựa vào đó, bạn có thể dự đoán mặt hàng nào bán chạy và sẽ bổ sung trước khi hết hàng. 

Điều này không chỉ giúp bạn tránh bị mất doanh thu mà còn cho phép bạn lập kế hoạch trước cho những lần mua hàng trong tương lai bằng cách đảm bảo rằng bạn có đủ tiền mặt.

Tiết kiệm tiền hàng tồn kho để có thêm tiền đầu tư mở rộng kho hàng.

– Xem thêm: Cách tính hệ số vòng quay hàng tồn kho: Công thức và ví dụ năm 2022
– Xem thêm: 15 Mẹo Hữu Ích Để Cải thiện Quản lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Mà Bạn Nên Biết
– Xem thêm: 3 Kỹ Thuật Quản Lý Hàng Hóa Chính Bạn Cần Biết

Cải thiện quá tình thực hiện đơn hàng 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có khả năng cải thiện khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo các mặt hàng của bạn đến gần với khách hàng, bạn có thể sử dụng các phương pháp như phân phối hàng tồn kho, yêu cầu giữ hàng tồn kho ở một số địa điểm thực hiện.

Điều này làm giảm chi phí vận chuyển đồng thời rút ngắn thời gian giao hàng, giúp người tiêu dùng hài lòng.

Quản lý hàng tồn kho phù hợp cũng dẫn đến việc cung cấp trải nghiệm trả hàng suôn sẻ cho người mua trong khi đảm bảo hàng hóa có thể sử dụng được lưu thông nhanh chóng.

15 Tips Để Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Sắp xếp hàng tồn kho theo mức độ ưu tiên

Phân loại hàng tồn kho và thuê kho hàng của bạn thành các danh mục ưu tiên là một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nó có thể giúp bạn hiểu những gì bạn cần để đặt hàng số lượng lớn thường xuyên và những gì quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn nhưng có thể đắt hơn và có tỷ lệ giao dịch thấp hơn.

Các chuyên gia khuyên bạn nên phân loại hàng tồn kho thành các nhóm A, B và C. Những thứ trong danh mục A thường sẽ là những mặt hàng có giá cao hơn với mức độ cần thiết thấp hơn. 

Các mặt hàng thuộc nhóm C là những mặt hàng có giá thành thấp nhưng nhu cầu về những mặt hàng này lại cao. Loại B là những mặt hàng nằm giữa những mặt hàng có giá tương đối và tỷ lệ bán hàng thấp hơn mặt hàng C nhưng cao hơn mặt hàng A.

Sap-xep-hang-ton-kho-theo-muc-do-uu-tien
Sắp xếp hàng tồn kho theo mức độ ưu tiên

Theo dõi tất cả các chi tiết sản phẩm

Ghi chú thông tin sản phẩm cho từng mặt hàng trong kho của bạn. Tất cả các mặt hàng phải bao gồm SKU, nhà cung cấp, dữ liệu mã vạch và quốc gia xuất xứ. Bạn cũng nên theo dõi giá của từng mặt hàng trong từng thời điểm để xem có những yếu tố nào khác ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm như sự khan hiếm hay tính thời vụ của sản phẩm hay không.

Kiểm tra hoạt động của nhà cung cấp

Một nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hàng tồn kho của công ty bạn. Nếu bạn có một nhà cung cấp thường xuyên trễ giao hàng hoặc giao hàng dưới mức theo đơn đặt hàng, thì đã đến lúc bạn phải hành động. 

Bạn có thể xác định nguyên nhân của vấn đề bằng cách thảo luận về mối quan tâm của công ty với nhà cung cấp. Chuẩn bị thay đổi đối tác hoặc đối phó với mức cung không xác định. xây dựng hệ thống quản lý kho tốt hơn.

Sử dụng quy tắc hàng hàng tồn kho 80/20

Nói chung, 20% cổ phần của bạn tạo nên 80% thu nhập của bạn. Đặt quản lý hàng tồn kho làm ưu tiên hàng đầu cho 20% mặt hàng còn lại. Bạn nên theo dõi chặt chẽ và hiểu toàn bộ vòng đời bán hàng của những thứ này, bao gồm cả số lượng bạn bán được trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là những hạng mục mang lại nhiều tiền nhất, vì vậy đừng lãng phí tiền của mà không đầu tư vào nó.

Su-dung-quy-tac hang-ton-kho-80/20
Sử dụng quy tắc hàng hàng tồn kho 80/20

Duy trì sự nhất quán trong cách bạn nhận hàng

Đảm bảo hàng hóa đến kho được xử lý là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng làm. Tuy nhiên, hiệu quả của nó còn tùy thuộc vào việc bạn đưa ra chiến lược cụ thể để nhân viên làm theo hay mỗi đơn vị thực hiện theo cách khác nhau.

Những thay đổi nhỏ về cách nhận hàng sẽ khiến bạn những ngày cuối tháng khó kiểm tra sổ sách, không hiểu sao số tiền hiện tại không khớp với tổng số tiền đã mua.

Vì thế bạn nên đảm bảo rằng tất cả người nhận hàng đều tuân theo cùng một quy trình cụ thể và tất cả các container đều được xác minh, nhận và dỡ hàng cùng nhau để kiểm tra độ chính xác.

Theo dõi doanh số bán hàng

Bạn nên biết bạn đã bán những gì hoặc số lượng bạn đã bán hàng ngày và bạn nên cập nhật tổng hàng tồn kho của mình. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ cần phải kiểm tra dữ liệu này. Bạn có để ý khi nào những thứ cụ thể bán hết hoặc giảm giá không? 

Sản phẩm này có phải là sản phẩm theo mùa không? Có một ngày nhất định trong tuần khi bạn bán các mặt hàng cụ thể không? Có đúng là một số thứ thường được bán cùng nhau không? 

Không chỉ biết tổng doanh số bán hàng của bạn, mà còn biết bức tranh toàn cảnh hơn về cách hàng hóa đang bán là điều quan trọng để giữ cho hàng tồn kho của bạn được kiểm soát.

Đặt hàng bổ sung của chính bạn

Một số người bán sẽ xử lý việc sắp xếp lại hàng tồn kho cho bạn. Nhìn bề ngoài, đây có vẻ là một điều tích cực – bạn tiết kiệm tiền và thời gian bằng cách giao quy trình cho ít nhất một số sản phẩm của mình cho người khác. 

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng người bán của bạn không chia sẻ sở thích của bạn. Họ muốn di chuyển hàng tồn kho trong khi bạn lại muốn dự trữ những thứ có lợi nhất cho công ty của bạn.

Đó là lý do tại sao bạn nên dành thời gian để xem qua hành trang của mình và yêu cầu tất cả những thứ bạn muốn.

Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho

Nếu công ty của bạn mở rộng, bạn sẽ cần dành nhiều thời gian hơn cho hàng tồn kho so với các khía cạnh khác của tổ chức hoặc có nguy cơ khiến hàng tồn kho vượt ngoài tầm kiểm soát. 

Tất cả các thao tác này đều được thực hiện đơn giản hơn với phần mềm quản lý hàng tồn kho. Trước khi bạn chọn một giải pháp phần mềm, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu những gì bạn muốn, nó cung cấp thông tin quan trọng đối với tổ chức của bạn và nó đơn giản để sử dụng.

Sử dụng tốt công nghệ tích hợp

Phần mềm quản lý hàng tồn kho không phải là công nghệ duy nhất có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho của mình. Ví dụ, hệ thống POS và máy quét di động có thể giúp hoạt động kinh doanh của bạn theo đúng tiến độ. Bạn nên ưu tiên các hệ thống có thể hoạt động cùng nhau một khi đã  đầu tư vào công nghệ. 

Đừng quá lo lắng nếu hệ thống POS không thể tương tác với phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn ngay, bởi nó có thể mất thêm thời gian để di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau và làm cho hàng tồn kho của bạn được tính và tránh có nguy cơ bị sai sót.

Su-dung-tot-cong-nghe-tich-hop
Sử dụng tốt công nghệ tích hợp

Trình bày rõ ràng quy trình

Nếu không có một chiến lược cụ thể, mọi thứ có thể trở nên khó kiểm soát hơn và dẫn đến nhiều sai lầm. Do đó, một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để đảm bảo quản lý hàng tồn kho tốt là vạch ra rõ ràng tất cả các quy trình của tổ chức bạn.

Khi từng bước được xác định rõ ràng, nhân viên sẽ ít bối rối hơn về việc phải làm gì tiếp theo. Một quy trình được xác định rõ ràng được ví dụ bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho. Bạn có thể mô tả mọi giai đoạn của quy trình bán hàng và mua hàng bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho, từ Hóa đơn đến Đơn đặt hàng và Biên nhận hàng hóa.

Xác định các mặt hàng bằng các phương pháp thích hợp

Với các hệ thống đã có, bước tiếp theo để quản lý tốt hàng tồn kho là có một phương pháp thích hợp để xác định và theo dõi sản phẩm.

Đáng ngạc nhiên là nhiều công ty sử dụng bảng tính Excel hoặc các ứng dụng bảng tính khác để theo dõi hàng tồn kho của họ. Bảng tính không cung cấp phương tiện nhận dạng cần thiết cho mọi thứ của bạn khi công ty của bạn yêu cầu các phương tiện nhận dạng phức tạp hơn, chẳng hạn như kiểm soát số sê-ri hoặc số hàng, bảng tính cũng không thể buộc người dùng gửi tất cả thông tin cần thiết.

Ví dụ: Excel không cần cung cấp thông tin theo dõi hàng tồn kho cần thiết trong khi xử lý giao dịch, có nghĩa là người dùng có thể quên thêm thông tin bổ sung vì họ không được nhắc. Bởi vì cá nhân gửi giao dịch có thể đã nhập dữ liệu không chính xác, vì thế có thể nói cách tiếp cận này dễ xảy ra lỗi do con người.

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phép các công ty duy trì nhiều đơn vị đo lường cho một mặt hàng, thay vì cần giữ một số sản phẩm làm “bộ phận” của những sản phẩm khác. nhau (gói hoặc hộp). Công nghệ này cho phép bạn xem tất cả các khoản tiền hiện có từ một cửa sổ duy nhất, bạn có thể bán hoặc mua theo các đơn vị đo lường khác nhau.

Đăng giao dịch hàng tồn kho kịp thời

Khi nói đến quản lý hàng tồn kho, thời gian là tất cả. Điều này đặc biệt đúng khi sử dụng các kỹ thuật tính phí dựa trên ngày giao dịch, chẳng hạn như nhập sau, xuất trước (LIFO) và vào trước, ra trước (FIFO). Nếu bạn thống kê định kỳ, bạn cũng sẽ yêu cầu các giao dịch phải được đăng đúng thời hạn. Chi phí hàng tồn kho được giữ chính xác nhất có thể bằng cách ghi lại các giao dịch đúng hạn.

Khi bán các mặt hàng cho người tiêu dùng hoặcthực hiện đơn đặt hàng sản xuất và lắp ráp, bạn cũng sẽ muốn có số lượng chính xác. Khi bạn không cập nhật những phương pháp hiện đại, những con số như vậy sẽ không còn chính xác nữa. 

Nếu bạn không đăng bài kịp thời, bạn có nguy cơ không có đủ khách hàng để bán, dẫn đến tích tụ hàng tồn kho. Công ty của bạn có thể quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực nhờ phần mềm quản lý hàng tồn kho.

Kiểm tra và số dư nội bộ

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho với các quyền người dùng thích hợp có thể cung cấp cho bạn các kiểm soát nội bộ cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn một cách chính xác. 

Điều này cho phép bạn làm những việc như ngăn người dùng cụ thể truy cập thông tin chi phí sản phẩm. Có lẽ bạn không muốn tất cả người dùng đăng các giao dịch cụ thể. Kiểm soát nội bộ, chẳng hạn như quyền truy cập cũng đóng một vai trò trong việc này.

kiem-tra-va-so-du-noi-bo
Kiểm tra và số dư nội bộ

Tích hợp chính xác của bên thứ ba

Dịch vụ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và cửa hàng trực tuyến là hai khía cạnh mà công ty của bạn có thể sử dụng hoặc có kế hoạch sử dụng khi công ty phát triển. Do đó, điều quan trọng là phải đánh giá kết nối của hệ thống quản lý hàng tồn kho với các giải pháp mà công ty của bạn sẽ yêu cầu.

Một số hệ thống tương tác trực tiếp với các nhà cung cấp EDI, trong khi những hệ thống khác tích hợp với các nền tảng cửa hàng trực tuyến. Bạn nên đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho mà bạn chọn tương thích với từng “mảnh ghép”. Tích hợp là rất quan trọng để duy trì các đường liên lạc mở và đảm bảo độ chính xác trong khi thu thập hàng tồn kho.

Kết luận

Biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả là điều quan trọng đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động của công ty từ doanh thu đến thời gian làm việc của nhân viên.Vì thế, chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc quản lý hàng tồn kho. 

Nếu bạn thấy bài viết này rất hữu ích? Đừng quên theo dõi Fanpagewebsite của chúng tôi để nhận được nhiều bài viết hay hơn nữa nhé!

Ngoc Lee

Writing is an art that speaks from my heart!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button